MTÜ Fenno-Ugria Asutus
Märgukiri kuludokumentidest						21.09.07

Suur dokumentide hulk, mis on loomulik suurte ürituste korraldamise puhul, põhjustab ebaselgust ja tihti on liigne ebaselgus ka pingelise olukorra põhjuseks. Püüan oma selgitusega leevendada tekkinud olukorda, lähtudes selles raamatupidamise headest tavadest:
•	see võimaldaks edaspidi, kui ilmneb selgituste esitamise vajalikkus, tuvastada vastutava isiku, kes oskab põhjendada kulutuse tekkimise vajalikkust või selle seotust põhikirjalise tegevusega;
•	võimaldab aruandesaajatele esitatavate koopiate põhjal näha konkreetse kulutuse seotust toimunuga;
•	näitab ära, millise projekti rahade jaoks on antud kulutus tehtud;
•	ka neid ettevõtjaid, kelle käest ostate teenust või kaupa, kontrollib maksuhaldur ja järjest enam tehakse seda kolmandate isikute kaudu (näiteks esitatakse ettekirjutus asutusele, kes on ostnud teenust mingil perioodil Teie asutuse käest, ja kontrollitakse, kas dokumendid on olemas - tihti on teenuse müüja ka käibemaksukohustuslane ja temale esitatud nõuded on suuremad);
•	tagab selguse toetuse eelarveliste rahade kulutamise suhtes.
Algdokument
Raamatupidamisarvestuse algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid:

•	dokumendi nimetus ja number (arve);
•	koostamise kuupäev ja registreerimise number (asutuse);
•	tehingu sisu ja alus;
•	tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
•	tehingu teiste poolte nimed ja asu- või elukoha aadressid.
Seega – projekti tegevuskavas näidatud eelarve piires ja vaid nende kulunimetuste raames on vajalik esitada kulutusi tõendavate algdokumentide koopiad.
Kuna aruandja saab olla vaid juriidiline isik - (registreeritud asutus, organisatsioon), siis kolmandatele isikutele (näit. projekti vabatahtlikud) kompenseeritakse tehtud kulutused majandusavansi aruande kaudu, mille algdokumendiks on kas majandusavanssi tõendav dokument (pangast, kassast) või saadud majandusavansi aruandes tehtud kulutuste kompensatsiooni tõestav dokument (pangast, kassast). Olgu öeldud, et vaid avansi või kompensatsiooni dokumendist ei piisa – vajalik on lisada ka tehtud kulutuste algdokumendid.
Samuti on algdokumendiks arve, kuid siis on nõutav lisada ka maksmist tõestav dokument (pangast, kassast).
Konventeeritavate valuutade puhul on arvestuse aluseks lähetuse/reisi jne lõppemisele järgnev päev Eesti Panga kursi järgi ja seda EEK-i. Näit. kui reis lõppes 29. juulil, siis arvestatakse kurssi 30. juuli Eesti Panga kursi järgi, arvestades kõiki kohti peale koma, mitte ümardades ühe kohani pärast koma. Sama kehtib ka EUR-ide puhul - EUR-i kurss on 15, 646 mitte 15,6.

Reisidokumentide (ka takso) puhul:

•	ostja asutuse rekvisiidid (mitte eraisik);
•	peab olema kindlasti märgitud alguspunkt ja sihtkoht;
•	kilometraaž, mille alusel tasu arvestatakse (takso, tellitav buss jm transport);
•	linnaliinide transpordipileteid kasutades tuleb lisaks piletitele esitada ka nende eest maksmist tõendav kviitung koos ostjapoolsete rekvisiitidega (vt. Algdokument).

Toitlustamise dokumentatsioon:

•	ostja asutuse rekvisiidid (mitte eraisik);
•	teenuse nimetus, kogus ja ühe ühiku hind;
•	lubamatu on näidata toitlustamisel alkoholi, kui see pole põhjendatud.

Tehniliste vahendite ja ruumide üürimine:

•	ostja asutuse rekvisiidid (mitte eraisik);
•	periood, mille vältel ruumi, vahendeid jm kasutatakse ja mille tarbeks;
•	tunni vm ühiku (kogus) hind.